夏天用Word排版，这几个坑我踩过好几遍

去年七月我给公司做一份防暑降温通知，屏幕上看着挺顺眼，打印出来标题边缘发虚，表格线还断了两根。折腾一下午才搞明白，毛病不在Word，在夏天。空气湿度大，纸张受潮，进纸的时候纸面微微起皱，墨粉附着效果跟着变。从那以后我养成习惯，夏天排版多留几道后手。

纸张和打印是最容易翻车的地方

我做过一次对比：同一份文档，六月中旬打印的表格线干干净净，七月底同一台打印机打出来，0.5磅的细线有三处断口。原因就是纸。南方梅雨季室内湿度常年80%以上，一包纸拆开放两天，含水率就上去了。判断方法很简单，打一张测试页，用指甲刮一下黑色标题，掉粉说明定影不牢，后面正式打印必然花。

• 纸别提前拆封，当天拆当天用，剩下的塞回塑料袋扎紧
• 打印机纸盒里不要囤纸，尤其靠窗、靠空调出风口的工位
• 表格线宽度从0.5磅提到0.75磅，粗一点更抗断
• 大面积深色底纹改浅灰或浅蓝，省墨也省得受潮后晕开
• 重要文件先打一张样张，确认没问题再批量

还有个细节，夏天开空调，室内外温差大，刚从室外搬进来的纸别马上用，放半小时回温，不然进纸容易卡。

配色和字体，清爽比热闹管用

夏季文档大多是在屏幕上看，防暑通知、暑期安排、夏令营方案，同事基本用手机扫一眼。我现在的做法是白底黑字打底，标题用深青或者墨绿，比正红舒服，也不会在手机上显得刺眼。见过有人把整页做成深蓝底白字，打印费墨，屏幕反光，阅读体验反而差。

字体选择也有讲究。正文用等线或者宋体，10.5到12磅，行距1.3到1.5倍。标题黑体加粗就行。千万别用笔画特别细的字体，受潮的纸上细笔画会糊成一团，远看像没印上。页边距默认2.54厘米，夏天打印纸张轻微膨胀，加上装订需要，我会把左右各调到2.8厘米，文字被裁的情况基本没再出现过。

页眉页脚记得带上日期和版本号。七月的防暑通知我改过四版，第三版和第四版只差一个联系人电话，没有版本号的话，收件人根本分不清手里是哪一版。

最后一步是导出PDF。上个月我发了一份用华文细黑排的通知，自己电脑上一页正好，同事打开变成两页，末尾两行单独跑到第二页去了，他电脑里没装这个字体。导出的时候选标准质量，别选最小文件大小，那个选项会压缩内嵌图片，通知里的表格截图会明显发虚。字体嵌入勾上，换台电脑打开格式也不会跑。

说白了，夏季排版的额外工作就三件事：盯住纸、简化配色、锁死输出格式。前两件影响打印效果，最后一件影响别人看到的样子。花十分钟做这几步，比返工一下午划算得多。