自己动手做PPT：我踩过的坑和实用流程

上周帮同事改了一份汇报PPT，他做了三个晚上，一共22页。我删到13页，重新排了版，两个小时搞定。他问我是不是有私藏的模板库，其实没有，我只是把做PPT的顺序调过来了。大部分人做PPT，是打开软件就开始拖文本框，边想边做，改到后面整个版面全乱。我的习惯正好相反，前期根本不碰软件。

先写大纲，一句话一页

拿张纸或者打开记事本，把要讲的每件事写成一句话，一句就是一个页面。这步花20分钟，能省掉后面两个小时。写完先问自己三个问题：听众是谁，他们关心什么，讲完要他们做什么决定。这三个答案决定了哪些内容该留、哪些可以直接删。

我一般把页数压到12页以内。超过15页，台下的人就开始低头看手机了。目录页、谢谢观看页这种纯装饰的，能省就省。

动手排版时的几个硬指标

打开软件，第一件事是把幻灯片尺寸设成16:9，现在的投影和屏幕基本都是这个比例，用4:3会左右留黑边。然后进母版视图，把标题位置、正文字号、页码一次性定好，后面每页都省事。

• 字号：正文不小于24号，标题32到40号，最小的注释也别低于18号
• 字体：一份PPT最多两种，中文用思源黑体或微软雅黑，英文配Arial
• 配色：主色、辅色、灰色，三种封顶
• 每页只讲一个观点，正文控制在50字以内，说不完的放备注里

对齐这件事值得单独说。选中多个元素，用格式里的对齐和分布功能，比手动拖快十倍。我见过太多页面，三个框的左边距差那么两三个像素，看着就是别扭，自己也说不上哪不对。

数据和图表别直接粘Excel表格进去，20行数字没人愿意看。挑出关键的那一两个数，做成柱状图，或者干脆放大成一个大数字。流程类的用SmartArt，样式是土了点，但结构清楚，改起来也方便。动画我的建议是基本不用，除了逐条出现的列表，其他飞入、旋转、弹跳一律删掉。有次开会，前面那位同事给每页都加了切换特效，20页放了两分钟动画，领导直接让他跳到结论页。

最后一步别省：导出成PDF再检查一遍。字体有没有跑、图表有没有被裁、超链接能不能点，在PDF里一眼就能看出来。要现场讲的话，提前去会议室电脑上放一遍，投影出来的色差比你想象的大得多。

说到底，自己做PPT不是比谁会玩软件，是比谁想得清楚。想清楚了，排版就是个手艺活，练几次就熟。我到现在也没装什么插件，够用。